Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus dem Handels- und aus dem Steuerrecht, wobei die Pflichten weitgehend miteinander korrespondieren.
    §§ 238 ff. HGB
    §§ 140 ff. AO
     
     
    Seit den gesetzlichen Erleichterungen durch das Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG) im Jahr 2009 sind Einzelkaufleute gänzlich von der handelsrechtlichen Buchführungspflicht befreit, wenn der Umsatz weniger als 500.000 € und der Gewinn weniger als 50.000 € beträgt. § 241a HGB
       
    Buchführung sollte indes nicht nur eine ungeliebte Pflicht sein. Ein gut funktionierendes Rechnungssystem liegt auch in Ihrem Interesse. Nur aufgrund verlässlicher Zahlen lassen sich Wirtschaftlichkeit und Erfolg des Unternehmens kontrollieren und Investitionen planen.  
       
    Sofern nicht die vorgenannten auf das BilMoG zurückgehenden Ausnahmeregelungen eingreifen, sind Sie als Kaufmann nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuchs verpflichtet, Bücher zu führen, in denen Sie alle Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen und die Vermögenslage des Unternehmens darstellen. In der Regel ist hierzu heute eine doppelte Buchführung notwendig.
    § 238 HGB
     
     
    Ferner müssen Sie zu Beginn Ihrer Geschäftstätigkeit und sodann zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen. In diesem Verzeichnis sind alle Grundstücke, Forderungen, Schulden, Barbestände und sonstige Vermögensgegenstände genau zu bezeichnen und mit ihrem Wert anzugeben. Das vorhandene Vermögen wird durch eine Inventur ermittelt.
    § 240 HGB
     
     
    Zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres ist ein Jahresabschluss anzufertigen. Der Jahresabschluss besteht aus der Bilanz, die das Verhältnis des Vermögens (Aktiva) und der Schulden (Passiva) darstellt, und der Gewinn- und Verlustrechnung, die die Aufwendungen und die Erträge des Geschäftsjahres gegenüber stellt. Eine sogenannte Eröffnungsbilanz müssen Sie auch zu Beginn der Geschäftstätigkeit aufstellen.
    § 242 HGB
     
     
    Jeder Kaufmann ist außerdem verpflichtet, folgende Unterlagen zehn Jahre geordnet aufzubewahren:
    § 257 Abs. 1 Nr. 1, Nr. 4, Abs. 4 HGB
     
     
    - Handelsbücher
    - Inventare
    - Eröffnungsbilanz und Jahresabschlüsse
    - Buchungsbelege
     
     
     
    Sechs Jahre lang müssen Sie als Kaufmann die gesamte Geschäftskorrespondenz aufbewahren, d. h. die empfangenen Handelsbriefe und Kopien der abgesandten Handelsbriefe.
    § 257 Abs. 1 Nr. 2, Nr. 3, Abs. 4 HGB
     
     
    Für Kapitalgesellschaften und für Personenhandelsgesellschaften, bei denen keine natürliche Person persönlich haftet, kommen abhängig von der Unternehmensgröße ergänzend noch weitere Vorschriften hinzu.
    §§ 264 ff. HGB
     
     
    Stand: 24.01.2018